ORTSTERMIN: BEIM IDEENMANAGEMENT : »Wir wollen dazu motivieren, Ideen einzubringen«

Was machen eigentlich Ideenmanager in der Bundesverwaltung ? Danach hat sich im März die FDP-Fraktion in einer Kleinen Anfrage erkundigt. Was die Ideenmanager im Bundestag machen, das weiß Irene Behrens.

Ob es der Vorschlag ist, die DVDs der Öffentlichkeitsarbeit für Hörgeschädigte zu untertiteln oder die Internetseiten des Bundestages in einem Web-Archiv zu sichern - zusammen mit drei Mitarbeitern aus verschiedenen Referaten der Verwaltung und einer Vertreterin des Personalrates bearbeitet Behrens die Verbesserungsvorschläge von Verwaltungsmitarbeitern des Bundestags. "Wir schauen darauf, welche Breitenwirkung ein Vorschlag hat, ob Kosten eingespart werden können oder ein Vorschlag dazu beiträgt, dass sich die Mitarbeiter an ihrem Arbeitsplatz wohler fühlen", beschreibt Behrens die Kriterien, nach denen die Verbesserungsvorschläge begutachtet werden.

Bevor die Vorschläge auf den Schreibtischen der Ideenmanager landen, werden sie von den Referatsleitern der Mitarbeiter geprüft. "Manchmal begutachtet auch ein weiteres Referat, ob ein Vorschlag gut ist und welchen Nutzen er hat", erläutert Behrens den Ablauf.

Auch Vorschläge, die zum Umweltschutz beitragen, den Arbeitsschutz erhöhen oder Arbeitsabläufe erleichtern, können vom Ideenmanagement prämiert werden.

So war es auch bei Paul Thelen, der im Tagungsbüro des Bundestages arbeitet, das die Sitzungen des Plenums und der Ausschüsse vorbereitet und organisiert. Thelen hatte eine Idee, wie nach namentlichen Abstimmungen die Erstellung der Namenslisten beschleunigt werden könnte. Bislang werden die Barcodes auf den Abstimmungskarten von Mitarbeitern einzeln eingescannt. "Bei einer Auswertung dauert das nicht so lange. Aber wenn mehrere namentliche Abstimmungen hintereinander kommen, kostet das Zeit", sagt Thelen und erklärt seine Idee: "Ich habe vorgeschlagen, eine Maschine einzusetzen, in die die Karten hineingelegt und automatisch eingelesen werden. Die Abstimmungsergebnisse werden beim Einlesen gleichzeitig an einen Computer übermittelt und sind dann schneller verfügbar." Nach der Bundestagswahl im September soll das neue Verfahren eingesetzt werden.

Ob die Ideen prämiert werden, steht in der Regel nach zwei Monaten fest. "Für die meisten Verbesserungsvorschläge liegen die Prämien zwischen 100 und 500 Euro, manchmal gibt es auch eine Prämie von über 1.000 Euro", sagt Behrens. Die Höhe der Prämie wird aus der Ersparnis errechnet, die sie dem Bundestag einbringt. "Wenn sich die Einsparung nicht direkt berechnen lässt, dann müssen wir entscheiden: Ist der Anwendungsbereich für die vorgeschlagene Verbesserung groß oder klein? Welchen Nutzen hat die Idee?"

Seit 2003 gibt es das Ideenmanagement im Bundestag. 119 Verbesserungsvorschläge sind seitdem eingereicht worden. "Im Durchschnitt kann man sagen, dass 20 bis 25 Prozent der Vorschläge umgesetzt werden", schätzt Behrens. Es gebe auch Vorschläge, die gut und plausibel seien und sich dennoch nicht ohne weiteres verwirklichen ließen: Wie zum Beispiel die Idee, die gelben Postkisten gegen Sammelbehälter auf Rollen auszutauschen. Auch wenn die rollenden Kisten die Arbeit erleichtern würden, umsetzen ließ sich der Vorschlag nicht: die Sammelbehälter sind nicht stapelbar sind und beanspruchen zuviel Platz. Außerdem haben die sie keine Bremsen. "Das wäre für den Transport in Fahrzeugen problematisch", begründet Behrens die Ablehnung des Vorschlags.

Für die Idee gab es trotzdem eine Anerkennungsprämie. "Wir wollen unsere Mitarbeiter ja motivieren, dass sie sich auch weiterhin Gedanken machen, was um sie herum verbessert werden kann", sagt Irene Behrens. Für den Fall, dass sich jemand beschwert, weil seine Idee nicht honoriert oder schon vorher von jemand anderem eingereicht wurde, verweist sie auf die Dienstanweisung: "Einen Rechtsanspruch auf eine Prämie gibt es nicht."